Kuidas juhtida aega, et olla tõhusam tööl

Irooniline, aja juhtimine on probleem, millega me kõik silmitsi seisame, kuid meil ei ole aega tegeleda. Kuid mõnda aega tasub teha, kui analüüsida, kuidas me oma aega kulutada ja mõelda, kuidas olla tõhusam. Tõhusama tööaja juhtimine on võimalik, kuid see on probleem, millega peame silmitsi seisma.

Lõppude lõpuks möödub aeg. Ja mida rohkem aega läheb probleemi lahendamata, seda rohkem aega me kaotame, seda rohkem energiat raiskame ja mida rohkem võimalusi me vabaneme. Sellepärast on oluline analüüsida meie juhtimise aega vajalike muudatuste rakendamiseks. 

21 nõuandeid aja haldamiseks ja tõhusamaks muutmiseks

Ajahaldus on keeruline küsimus, mis ulatub tootlikkuse suurendamisest töö- ja pereelu tasakaalustamisele, väljumise vältimisele, heade harjumuste loomisele või pikaajaliste eesmärkide seadmisele.. Planeerimine ja prioriteetide seadmine on aluseks meie aja ja meie elu kontrollimisele, olenemata meie ametist. Autor Jory MacKay pakub 21 strateegiat aja tõhusaks haldamiseks.

Mõista, kus teie aeg läheb

Ajahaldus ei tähenda aega raisata hirmu. See on meie aja mõistliku kasutamise võimaluste mõistmine, selgitab MacKay. Seega on esimesed nõuanded ja strateegiad:

1. Mõista, miks ajahaldus on oluline. Aja juhtimine ei tähenda aega raisata hirmu. See on meie aja mõistliku kasutamise tugeva kasu mõistmine.

2. Olge realistlik selle kohta, kui palju tööd saate tegelikult ühe päeva jooksul teha. Me võime mõelda ajale kui ressursile, mida me lihtsalt rohkem vajame, kuid rohkem aega ei tähenda tootlikum aeg. Ajahalduse lihtsaim vorm on ajastamine, millal ja kus te töötate.

3. Avasta, kus sa aja raiskad. Mida rohkem te mõistate, kuidas veedate oma päeva, seda rohkem mõjuvad teie ajajuhtimise pingutused.

4. Määrake igapäevased eesmärgid ja hoiatused selle kohta, kuidas veedate aega. Kui olete ülevaate oma aja kulutamisest, saate iga päev muudatusi teha.

5. Loo hommikune rutiin, mis sind motiveerib. Hea hommikune rutiin võib teid valmistada produktiivseks ja sisukaks tööpäevaks, sest see annab teile võimaluse alustada positiivsest impulssist, et te kasutate ära ülejäänud päeva jooksul.

6. Multitegumiste loobumine. Uuringud on näidanud, et inimestel on võimatu korraga keskenduda rohkem kui ühele ülesandele. Kui leiad ennast kaotamas fookust, peatage ja kirjutage, mida sa mõtled, enne kui pöördute tagasi ülesande juurde.

Prioriteetseks mõtestatud töö ja ülejäänud ülesanded

Kui me teame, kus meie aeg läheb, peame otsustama, mida me peaksime (ja mitte) pühendama oma aega, selgitab MacKay. Selleks:

7. Eraldage kiire ja oluline töö. Kiireloomulise eristamine sellest, mis ei ole, ja mis on oluline või mitte, aitab teil oma aja prioriteediks seada ja koostada kalendri, mis võimaldab teil teha tähtsamat tööd ja vähem kui see, mis ei ole oluline..

8. Pöörake esikohale armu. Valige peamised eesmärgid ja keskenduge neile.

9. Kasutage 30X reeglit, et delegeerida rohkem ülesandeid. Mackay teeb ettepaneku järgida Rory Vadeni pakutud reeglit, milles tehakse ettepanek, et me peaksime andma 30 korda rohkem aega, kui meil on vaja teha ülesanne koolitada kedagi teist seda tegema. Võttes aega teise isiku delegeerimiseks ja koolitamiseks annab teile puhaskasum 1100 minutit aastas. Või kui Vaden ütleb, et ROTI kasvab 733% (tagasipöördumine kulutatud ajale).

10. Laadige oma sõnastikku "ei". Chicago Ülikooli artikli järgi, mis avaldati Journal of Consumer Research, öeldes: "Ma ei" midagi, "ma ei saa" asemel lubada osalejatel ennast soovimatutest kohustustest eraldada palju lihtsamalt.

Luua tõhus päevakava

Kui eespool on tehtud, on aeg koostada ajakava aja tõhusaks haldamiseks.

11. Määrake sõiduplaanid, mitte tähtajad. Mackay külastab James Cleari nõu. Selle asemel, et anda endale kindla eesmärgi saavutamise tähtaeg (ja siis tunnete end ebaõnnestununa, kui sa ei õnnestu), vali oluline eesmärk ja määrake seejärel töötamise ajakava.

12. Programmeerige ajaga, mitte ülesannetega. Võtke suuri ülesandeid ja jagage need ajastatud seanssideks. Päeva korraldamisega, kui planeerite kodutöö asemel aega, liigume ajakava ümber tundmatu kuupäeva (ülesande) ümber teadaoleva ajani.

"Kalender on piiratud; Päevas on vaid teatud tunde. See fakt selgub hetkel, kui me püüame piiritletud ruumi panna ebareaalset arvu asju.. 

-Peter Bregman-

13. Katkestuste ja vaheaegade ajakava. Me vajame puhkamiseks aega ja eeldame, et tekib katkestusi. Ei loe seda kaootiliseks. Katkestused saabuvad või meie kehad ütlevad meile, et peame pausi tegema. Kui me seda ei loe, siis kui see juhtub, siis ootamatult langeb meie täiuslikult sõnastatud programm.

14. Eraldi aeg Maker aega Manager. Seda on väga lihtne täita haldusülesannetega ja mitte jätta piisavalt aega mõtestatud tööks. Üks asi on teha ja teine hallata.

15. Tegevused partii kogu nädala jooksul. Grupeerige sarnaseid tegevusi ja kasutage ära käivitamise ajal saavutatud hoogu. Rakendab Newtoni liikumise esimest seadust tootlikkusele: "Liikuv objekt, jääb liikuma".

Aja haldamiseks kasutage oma eelistatud asukohta

Teie kalender või ajajoon ei ole ainus ajahaldusvahend. Mackay soovitab mõningaid viise, mida saate töökohal kasutada, mis võivad mõjutada teie tööd.

16. Testige meetodit Popcorn töökohal oma aja avamiseks. Töökoha asukoha muutmine päeva jooksul võib olla suurepärane võimalus motivatsiooni ja tootlikkuse säilitamiseks. See Joel Runyoni tehnika töötab nii:

• Kirjutage üles kõik ülesanded, mida peate täna tegema.
• Jagage see nimekiri kolmeks võrdseks osaks või kolmeks rühmaks (osad, vaadatud nõukogus 15).
• Valige iga partii kohta 3 erinevat asukohta.

17. Töötage oma keha loodusliku energiatsükliga. Töötage tehes seda, mis teile kõige paremini sobib, nii et sa mitte ainult ei mõtle oma aja juhtimisele, vaid ka oma energiale.

Kaitsta oma aega

Puudub midagi, mida teha, mis püüab teie aega hõivata. Sellepärast peate seda kaitsma, et vältida selle valet kasutamist. Mackay pakub neid soovitusi selle saavutamiseks:

18. Kasutage strateegiline laiskus töötada õigete asjadega. "Strateegilise laiskuse" mõiste viitab töö ja ülesannete prioriseerimisele, mis on olulised ja võimaldavad ennast olla laiskad, kus nad ei oma tähtsust.

"Miski pole vähem produktiivne kui tõhususe suurendamine, mida üldse mitte teha".

-Peter Drucker-

19. Automatiseerige keskendumatu mittekõlblik aeg kogu päeva jooksul. Oluline on tagada, et teie sihipärased töö sessioonid areneksid sujuvalt. Selleks on oluline ennast häirivate häirete eest kaitsta. On vahendeid, mis aitavad teil teistega suhelda, et te ei ole automaatselt saadaval. Kui ei, siis võite otsida viise, kuidas teised teaksid, et olete tööhetkel, kus te ei saa häirida.

 20. Päeva õigeks lõpetamiseks kasutage Ivy Lee meetodit. Ivy Lee tegi selle lihtsa viieastmelise igapäevase rutiini, et saavutada maksimaalne tootlikkus:

• Iga tööpäeva lõpus kirjutage kuus kõige olulisemat asja, mida peate homme saavutama. Ärge kirjutage rohkem kui kuut ülesannet.
• Eelistage neid kuut elementi tähtsuse järjekorras.
• Järgmisel päeval keskenduge ainult esimesele ülesandele. Töötage, kuni te lõpetate esimese ülesande enne teise ülesande täitmist.
• Saa samal viisil lähemale ülejäänud nimekirjale. Päeva lõpus viige lõpetamata üksused järgmisele päevale kuus uut ülesannet.
• Korda seda protsessi iga tööpäeva jooksul.

21. Ärge unustage vaba aja eeliseid. Aja juhtimine ei tähenda ainult töötamist. Et leida tasakaalu tööelus, mis hoiab meid tervena ja õnnelikuna, peame kindlasti puhkama, lõõgastuma ja sotsialiseeruma.

Aja juhtimine ja produktiivsuse suurendamine on väljakutse kõigile. Siiski peame teadma, et peame peatuma ja mõtlema selle üle, mida me teeme, kuidas me seda teeme ja mida me tõesti tahame saavutada. See ei tähenda tingimata töötamist, rääkimata viimistlusest.

Kuluta aega, mida vajate, et analüüsida oma rutiini ja mõelda oma ülesandeid uuesti. Nende juhiste abil on aega paremini hallata oma tööga või õpingutega ja saada paremaid tulemusi.

Kõrge jõudluse kolm etappi, Manuel Coloma sõnul Kõrge jõudlus ei ole mõiste, mis piirdub vaid eliidi sportlastega või suurte ärimehedega. Me kõik saame soovida olla kõrge jõudlusega inimesed, sest me kõik saame palju rohkem kui praegu, palju rohkem, kui me kunagi võiksime ette kujutada. Loe lisaks "