Kuidas kirjutada aruanne õigesti, 10 sammuga

Meie igapäevases töös nii töökohal kui ka väljaspool seda, Ei ole sugugi haruldane, et mõnel juhul peaksime koostama aruande olukorra või probleemi kohta.

Kas tegemist on kaebuse esitamisega, taotluse esitamisega või konkreetse olukorra dokumenteerimisega, on see dokument, mida me tavaliselt kirjutame. Kuid mõned inimesed võivad aruande koostamisel olla keerulised. Sellepärast pakume käesolevas artiklis teile mitmeid samme selle kohta, kuidas kirjutada raport üldisel tasandil.

Mis on aruanne?

Aruanne on proosatüüpi dokument, mis viiakse läbi eesmärgiga, et isik, kes seda teeb, suudab suhelda midagi, mis viitab olukorrale või teemale teistele inimestele. Tavaliselt need on tavaliselt suunatud kõrgematele juhtudele (näiteks linnavolikogule või ülemusele), kuigi võite leida ka aruandeid, mille eesmärk on midagi muuta meist erinevale professionaalile, et saaksite töötada sama andmete ja kontrastiga või neid laiendada.

Aruandeliigid on väga erinevad, millel võivad olla erinevad eesmärgid ja diferentseeritud struktuurid. Käesolevas artiklis vaadeldakse siiski aruande koostamist, milles võetakse arvesse nende üldstruktuuri..

Aruande koostamise sammud

Raporti koostamisel peame meeles pidama, et kõigepealt peame mõtlema sellele, kuidas, millal ja miks me kavatseme seda teha. Seejärel koostatakse aruanne kajastatava olukorra ja eelnevate kaalutluste põhjal.

Järgnevalt on toodud mitmeid kasulikke samme aruande õigeks kirjutamiseks.

1. Milline on meie eesmärk?

Enne kirjutamise alustamist peame mõtlema sellele, mida tahame oma raportiga saavutada. Kas me taotleme probleemi lahendamist või lihtsalt salvestame andmeid, et neid hiljem kasutada?? Kas me tahame kajastada teaduslikku uurimist või esitada kaebust? Me peame seda arvesse võtma, et valida, millist tüüpi aruanne on kõige asjakohasem.

2. Pidage meeles, millist teksti kasutate

Kõik aruanded ei ole ühesugused, igaühel neist on oma iseloomulikud tunnused. Näiteks, ekspositsiooni aruanne kajastab andmeid ilma nende suhtes mingit tõlgendamist, järelduste tegemise võimalust ei ole, kui näidistüüp nõuab subjektilt hüpoteeside väljatöötamist ja nende testimist, et saada tulemuste ja järelduste seeria.

3. Mõelge sihtmärk

See ei tähenda mitte ainult seda, mis või kuidas, vaid ka peame mõtlema sellele, millisel avalikkusel on meie raport objektiivne. See võimaldab meil kohandada keele taset nii meie kui ka nimetatud avalikkuse vajadustele.

4. Info valik ja analüüs

Eelmise sammu põhjal on oluline koguda teavet, mida me soovime pakkuda ja struktureerida, et meie kõne oleks ühine lõng. Arvesse tuleb võtta ka kajastatavate andmete tüüpi ja seda, kes või kuidas teave on saadud.

5. Saame kasutada graafilisi elemente

Kuigi see sõltub aruande tüübist, on võimalik kasutada visuaalseid elemente, mis hõlbustavad andmete mõistmist. Viidame näiteks tulpdiagrammide kasutamisele sageduste analüüsimiseks või kulude ja tulude analüüsi teostamiseks.

6. Pealkiri

Kuigi see võib tunduda rumal mainida, määrake aruanne õigesti ja selgelt selle teema suhtes, mis hõlmab selle realiseerimist ja kergesti mõistetavat on midagi, mis suuresti hõlbustab lugejate mõistmist.

7. Kirjutage sissejuhatus

Kõnealuse aruande esimeses osas koostame lühidalt selle teema, mida aruandes käsitletakse. Selles peab ilmnema selle raporti realiseerimise eesmärk ja probleem, mis tekitab vajaduse selle olemasolu ja konteksti kohta, kus see toimub.

8. Laiendage ideid ja selgitage, mida arendamisel uuritakse

Aruande sisus korraldame ja laiendame informatsiooni juhtunud või uuritud kohta, jättes selgeks meetodid ja tegevused, mis näitavad, kuidas olukord toodeti või teostati ja kuidas andmeid koguda. Kui see on uurimist kajastav aruanne, lisatakse sellised aspektid nagu teoreetilised mudelid ja olukorra uurimine..

9. Tehke järeldus

Aruande viimases osas peab kajastuma aruandes uuritud ja kajastatud lõpptulemus või nõudlus või taotlus mida tehakse olukorra lahendamiseks. See peab olema selge ja arusaadav.

10. Kasutatav keel

Oluline on, et kogu kirjalik tekst oleks selge ja lühike. See peab olema ametlikult ja objektiivselt kirjutatud kolmandas isikus ja passiivsel häälel. Faktid tuleb eraldada tehtud järeldustest (kui neid on) ja nad peavad otseselt tegelema andmetega, millega nad tegelevad, kui neid ravitakse.